Семинар направлен на формирование практических навыков ведения деловой переписки в соответствии с действующими нормативными требованиями и современными стандартами делового общения. Подходит для руководителей подразделений, административного персонала, помощников руководителей, менеджеров и всех, кто работает с деловой корреспонденцией.
Программа состоит из пяти модулей:
Модуль 1. Основы деловой переписки и нормативное регулирование.
• Роль и значение деловой переписки в бизнесе и управлении. Понятие делового письма. Виды переписки: внешняя и внутренняя, электронная и бумажная.
• Нормативная база: ключевые положения ГОСТ Р 7.0.97-2016, требования к оформлению документов. Типовая инструкция по делопроизводству и локальные акты организации.
• Принципы деловой переписки: достоверность, полнота, своевременность, ясность, краткость, вежливость, стандартизация. Этические нормы письменного делового общения.
Модуль 2. Структура и реквизиты делового письма.
• Обязательные и дополнительные реквизиты по ГОСТу: бланк, дата, номер, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе и др. Особенности реквизитов для электронных писем.
• Практика: анализ образцов писем с поиском ошибок в оформлении, составление «скелета» письма по заданию.
Модуль 3. Язык и стиль делового письма.
• Культура письменной речи: лексика (термины, клише, недопустимость жаргона), грамматические нормы (управление, согласование), синтаксис (построение предложений и абзацев).
• Типичные ошибки в деловой переписке: стилистические, грамматические, синтаксические.
• Практика: редактирование текстов писем, исправление ошибок, написание коротких фрагментов с соблюдением языковых норм.
Модуль 4. Типология деловых писем и их составление.
• Классификация по функциональному признаку: письма-просьбы и запросы, письма-ответы (положительные, отрицательные, уведомительные), извещения и напоминания, подтверждения и гарантийные письма, претензии и ответы на них, сопроводительные письма.
• Особенности электронных писем: тема, структура, подпись, вложения.
• Практика: составление писем различных типов по предложенным ситуациям, коллективное обсуждение результатов, работа над формулировками в негативных ситуациях (отказ, претензия).
Модуль 5. Итоговая часть.
• Резюме ключевых моментов программы. Рекомендации по дальнейшему совершенствованию навыков. Ответы на вопросы участников.